সরকারি কাজে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের দেশ-বিদেশ ভ্রমণের ব্যয়ের বিল দাখিল এবং অর্থ বরাদ্দের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে নতুন পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। নতুন নির্দেশনায় সরকারি ভ্রমণ খরচের দাবি ও প্রমাণের ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় ভাউচার সংযুক্ত করা, অগ্রিম অর্থ সমন্বয় এবং বিলের ৩ সেট দাখিলসহ সাতটি শর্ত বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।
গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ সংক্রান্ত পরিপত্র জারি করা হয়। পরিপত্রে স্বাক্ষর করেছেন উপ-সচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন।
পরিপত্রের গুরুত্বপূর্ণ ৭ নির্দেশিকা
- ভ্রমণ অনুমোদন ও অফিস আদেশ: বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধানের অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং অভ্যন্তরীণ ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের জারি করা অফিস আদেশ বিলের সঙ্গে জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক।
- ভ্রমণ ও টিকিটের প্রমাণক: যানবাহন ভাড়ার প্রকৃত টিকিট, বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণসূচি এবং আবাসিক হোটেলে থাকার ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিল বা রসিদ জমা দিতে হবে।
- মুদ্রা বিনিময় হার: বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে বাংলা টাকার সঙ্গে সংশ্লিষ্ট বৈদেশিক মুদ্রার হালনাগাদ বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণী এবং আনুষঙ্গিক ব্যয়ের ভাউচার দাখিল করতে হবে।
- অতিরিক্ত অবস্থানের অনুমোদন: অনুমোদিত মেয়াদের বাইরে কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রী অতিরিক্ত সময় অবস্থান করলে তার জন্য নতুন করে সরকারি অনুমোদন নিতে হবে।
- অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ে সময়সীমা: ভ্রমণের জন্য ব্যাংক থেকে অগ্রিম অর্থ নেওয়া হলে সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে সমন্বয় বিল জমা দিতে হবে। আগের অগ্রিম সমন্বয় না করা পর্যন্ত পরবর্তী ভ্রমণের কোনো অর্থ ছাড় করা হবে না।
- আগাম বিল জমা: নথি ব্যবস্থাপনা ও দ্রুত অর্থ পাওয়ার স্বার্থে পর্যালোচনার জন্য নির্দিষ্ট সময় হাতে রেখেই অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের নথি দাখিল করতে হবে।
- তিন সেটে সত্যায়িত বিল জমা: মূল কপিসহ ভ্রমণ বিলে মোট ৩ সেট কাগজপত্র দাখিল করতে হবে। প্রতিটি ফটোকপি নথি যথাযথভাবে সত্যায়িত হওয়া আবশ্যক।
মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ জানিয়েছে, পরিপত্রটি ইতোমধ্যে সব সিনিয়র সচিব, সচিব, মন্ত্রী-প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব (পিএস), প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা এবং ডিডিওদের কাছে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য পাঠানো হয়েছে। পরিপত্রটি মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের দাপ্তরিক ওয়েবসাইটেও আপলোড করা হয়েছে।
